फॉर्म 16: कैसे डाउनलोड करें, भरें और अपलोड करें | Form 16: How to Download

फॉर्म 16 income tax का एक फॉर्म होता है। जो की “वेतन प्रमाण पत्र” के नाम से भी जाना जाता है। जो फाइनेंसियल ईयर में कर्मचारीयों को दिए गए उसके वेतन तथा काटे गए टीडीएस की पूरी जानकारी देता है। किसी भी कंपनी को अपने कर्मचारी की मासिक आय देते समय उस पर INCOME TAX यानी टीडीएस की कटौती करनी होती है।

यह TDS तिमाही महीने में काटा जाता है। कर्मचारी की कितनी सैलरी है, और कितना टीडीएस कटेगा और वो कितना खर्च करेगा यह सब जानने के बाद कंपनी साल के आखिरी फाइनेंसियल ईयर में FORM 16 देती है। इस फॉर्म के माध्यम से कर्मचारी को यह पता चलता है की हमें पूरे साल कितनी सैलरी मिली और हमारा कितना TDS कटा तथा किन- किन वस्तुओं पर कर्मचारी का TDS काटा हुआ है।

हमारी कितनी सेविंग हुई है, और कितना इन्वेस्टमेंट हुआ है। उसके आधार पर कंपनी हमको फॉर्म 16 ISSUE करती है। INCOME TAX ही FORM 16 को आधार मानता है। यदि फॉर्म 16 में कोई ERROR या कुछ गलत आ रहा है तो ये गलती एम्प्लायर की होगी जिसने फॉर्म 16 बनाया होगा। इसमें कर्मचारी की कोई गलती नहीं मानी जाएगी।

इसके साथ में कर्मचारी को फॉर्म 16, 15 जून से पहले मिल जाना चाहिए। अगर कर्मचारी को फॉर्म 16 लेट मिलता है, तो इसमें एम्प्लायर को फाइन भरना पड़ता है। कोई भी कंपनी अपने फाइनेंसियल ईयर के बाद फॉर्म 16 चालू कर देती है। फॉर्म 16 के प्रकार, घटक, कैसे डाउनलोड करें यह सभी जानकारी आपको इस आर्टिकल के माध्यम से दी जायगी।

इसे भी जानें : GST Suvidha Kendra Franchise Registration :जीएसटी सुविधा केंद्र कैसे खोलें

फॉर्म 16 के दो घटक होते है।

1. फॉर्म 16 भाग A
2. फॉर्म 16 भाग B

1.फॉर्म 16 भाग A

यह एक प्रमाण पत्र होता है। जिसमे कंपनी तथा कर्मचारी के वेतन की पूरी जानकारी होती है। जो मूल रूप से यह बताता है की कम्पनी ने कितना टैक्स काटा और कितना आयकर विभाग में जमा किया है।

• फॉर्म 16 भाग A में आमतौर पर कर्मचारी तथा कंपनी और कर्मचारी की पर्सनल जानकारी होती है। जैसे उसका नाम, निवास का पता, पेन कार्ड की जानकारी आदि।
• कर्मचारी की जानकारी, कंपनी का नाम, एम्प्लायर का पेन नंबर, टेन नंबर।
• कर्मचारी के वेतन से जो टीडीएस काटा गया उसकी जानकारी तथा बैंक से सम्बंधित सभी जानकारी और लेन-देन की जानकारी।
• फॉर्म 16 भाग A में फाइनेंसियल ईयर तथा कर्मचारी के समय अवधि की भी जानकारी होती है।
• वेतन की जानकारी।
• वह तिथि जिस दिन कंपनी ने कर्मचारी के वेतन से टैक्स को काटा था।
• TDS कटौती का acknowledgment नंबर होता है।
• तिमाही वेतन से काटे गए टीडीएस तथा जमा किये गए टैक्स का विवरण।

2. फॉर्म 16 भाग B

यह एक कम्पलीट स्टेटमेंट होता है। इसमें पूरी जानकारी होती है की कंपनी द्वारा कितना टैक्स काटा गया कितना टैक्स बचा है। कर्मचारी का टैक्स कहाँ कहाँ पर कटा आयकर विभाग के द्वारा कितने टैक्स की कटौती की गई कितने टैक्स पर छूट मिली और कितना टैक्स अभी जमा करना है।

• वेतन की जानकारी, किराया भत्ता, यात्रा भत्ता, कर्मचारी को छुट्टी के बदले राशि भुगतान कितनी करी गयी आदि।
• हाउस रेंट अलाउंस, भविष्य निधि योगदान, प्रोफेशनल टैक्स, स्लिप आदि फॉर्म 16 भाग B में सम्मिलित होते है।
• टैक्स एक्सेंप्शन्स जैसे – एचआरए, मेडिकल अलाउंस, कन्वेंस अलाउंस आदि।
• भुगतान किया गया टैक्स बकाया टैक्स की राशि आदि की जानकारी होती है।
• कमाई के सभी साधनों से कमाई गयी कुल वेतन और सरकार को दिया गया कुल टैक्स की जानकारी होती है।
• सेक्शन 80 के तहत आने वाले सभी अनुवाद (EPF, PPF, LIFE INSURANCE)

फॉर्म 16 दो के प्रकार के होते है

फॉर्म 16A – फॉर्म 16

1. फॉर्म 16A – फॉर्म 16 में सेक्शन 192 के तहत कर्मचारी के वेतन से टीडीएस की कटौती करते है। फॉर्म 16 साल में एक बार प्राप्त होता है कंपनी के कर्मचारी के द्वारा फॉर्म 16 प्राप्त होता है।
   
2. सेक्शन 194 के फॉर्म 16A के तहत वेतन के अलावा अन्य आय के साधन तथा कमाए गए वेतन और अन्य वस्तु पर लगे टीडीएस को दिखाता है। जैसे बैंक फिक्स्ड डिपाजिट से प्राप्त आपके ब्याज पर टीडीएस काटेगा इसी तरह अन्य वस्तु पर भी टीडीएस कटेगा।
3. बीमा योजना की भुगतान राशि में टीडीएस या किसी अन्य आय पर टीडीएस की कटौती की गयी है तो उनको फॉर्म 16A प्राप्त होगा। फॉर्म 16A कमाई गयी आय तथा उसमें लगे टीडीएस की जानकारी प्राप्त करवाता है। फॉर्म 16A में टीडीएस काटने वाले का नाम पेन नंबर, टेन नंबर चालान का नंबर आदि कंपनी की सभी जानकारी होती है।

फॉर्म 16B

1. फॉर्म 16B – फॉर्म 16 भाग B एक टैक्स दस्तावेज़ होता है। फॉर्म 16 भाग B में सम्पत्ति की बिक्री तथा सम्पति पर काटे गए टीडीएस की जानकारी होती है।
2. सम्पत्ति को खरीदने वाला ही टीडीएस काटने और सरकारी भुगतान के लिए जिम्मेदार होता है। फॉर्म 16B सेलर को प्रमाण के रूप में जारी किया जाता है जब उसने सरकार को टीडीएस जमा करवा दिया हो।
3. फॉर्म 16B एक आवश्यक प्रमाण पत्र है जिसकी हर कर्मचारी को आवश्यकता होती है। और यह प्रमाण पत्र सेलर को तब प्राप्त होगा जब वो सरकारी भुगतान जमा करवा देता है।

फॉर्म 16 के लिए क्या योग्यता है

यदि कोई व्यक्ति आयकर विभाग के अंतर्गत नहीं आता है तो उसको टीडीएस देने की कोई आवशयकता नहीं होती है। जिन कर्मचारियों की सालाना आय 25,0000 से अधिक है उनको ही TDS देने की आवश्यकता होती है। और टीडीएस देने के बाद कर्मचारी को फॉर्म 16 प्राप्त होता है जिसमे उसके वेतन से सम्बंधित सभी जानकारी होती है। तथा हर कर्मचारी जिसका टीडीएस कटता है उसको form 16 अपने कर्मचारी से लेना चाहिए।

फॉर्म 16 कैसे डाउनलोड करें

कोई भी व्यक्ति खुद से कभी भी फॉर्म 16 डाउनलोड नहीं कर सकता। यह फॉर्म कंपनी के द्वारा डाउनलोड या जारी किया जाता है। यह एक गलत धारणा है की पेन नंबर का उपयोग करके आयकर विभाग की TRACES वेबसाइट से फॉर्म 16 डाउनलोड कर सकते है।

यदि कोई कंपनी या संगठन आपके वेतन से टीडीएस की कटौती करती है तो उनको फॉर्म 16 देना भी जरुरी है। फॉर्म 16A को हम डाउनलोड नहीं कर सकते। परन्तु उसको हम आयकर विभाग की आधिकारिक वेबसाइट TRACES पर जाकर फॉर्म 26AS में उसकी सारी जानकारी को देख सकते है।

परन्तु फॉर्म 16B को हम न कही से डाउनलोड कर सकते है और न ही उसको कही पर देख सकते है। क्योंकि फॉर्म 16B कम्पनी की नियुक्ति के द्वारा ही एक कर्मचारी को प्राप्त हो सकता है। क्योंकि कर्मचारी के पास कंपनी की लॉगिन जानकारी होती है।

फॉर्म 16 की आवश्यकता क्यों होती है

फॉर्म 16 जमा किये गए टैक्स तथा अन्य सभी किये गए भुगतान का सही रिकॉर्ड रखता है यह एक आवश्यक प्रमाण पत्र के रूप में कार्य करता है। यह एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ होता है जिसका उपयोग कर्मचारी यह करने के लिए करता है की उसने टैक्स का भुगतान किया है या नहीं।

फॉर्म 16 किसी भी आयकर विभाग की जांच के समय दिखाया जा सकता है की उसने टैक्स की राशि का भुगतान करा या नहीं। बैंक तथा अन्य संस्थानों में भी यह एक जरुरी दस्तावेज़ के रूप में कार्य करता है लोन आवेदन तथा अन्य वित्तीय संस्थानों में भी यह सत्यापन की प्रक्रिया के लिए यह आवश्यक दस्तावेज़ होता है।

इसके अलावा यदि कोई व्यक्ति विदेश यात्रा करना चाह रहा है तो उसको वीजा बनवाने के लिए भी फॉर्म 16 की आवश्यकता होती है। फॉर्म 16 में दी गयी सभी जानकारी को फॉर्म 26AS में सत्यापित किया जाता है।

जब हम ITR भरते है तो हमे कुछ जानकारी की आवश्यकता होती है जो हमे सिर्फ फॉर्म 16 के द्वारा ही प्राप्त होती है। जैसे –
1. आयकर विभाग के द्वारा रिफंड जो आपको प्राप्त होना है।
2. टीडीएस की जानकारी जो आपके द्वारा भरा जाना है।
3. सेक्शन 80C के तहत मिली टैक्स छूट इत्यादि जानकारी हमको फॉर्म 16 से ही प्राप्त होता है।

क्या फॉर्म 16 और फॉर्म 16 A समान है

यह दोनों अलग अलग दस्तावेज़ होते है। हालाँकि काम दोनों का एक ही होता है दोनो फॉर्म ही टीडीएस टैक्स प्रमाण पत्र है। परन्तु यह दोनों फॉर्म अलग अलग विभागों के द्वारा जारी किये जाते है। फॉर्म 16 एक नौकरीपेशा कर्मचारी के वेतन को दर्शाता है और फॉर्म 16 A जो लोग नौकरी नहीं करते और उनके अन्य आय के अधिक स्रोत होते है यह फॉर्म इनकी आय को दिखाता है। आसान शब्दों में फॉर्म 16 A आय के अन्य स्त्रोतों को दिखाता है।

वह लोग जो खुद किसी कंपनी में कर्मचारी बनकर कार्य नहीं करते है परन्तु एक सलाहकार बनकर सेवाओं से वेतन प्राप्त करते है। उनको भी फॉर्म 16 A प्राप्त होता है। टीडीएस अन्य क्षेत्रों में भी लागू होता है जैसे फिक्स्ड डिपाजिट पर कमाया गया ब्याज़, बैंक द्वारा दी गयी राशि पर भी TDS लागू होता है। बीमा राशि पर दी गयी राशि से टीडीएस की कटौती होती है इसके लिए फॉर्म 16 जारी किया जाता है। इस फॉर्म में नाम, पता, पेन नंबर, टेन नंबर, काटे गए टीडीएस किस महीने में और किस वेतन से काटे गए थे यह सभी जानकारी होती है।

फॉर्म 16 प्राप्त करने वाले को क्या जांचना चाहिए

फॉर्म 16 प्राप्त करने के बाद कर्मचारी को यह देखना चाहिए की फॉर्म में लिखी हुई सभी जानकारी सही है या नहीं। व्यक्ति की जानकारी, आय से सम्बंधित जानकारी, काटे गए TDS की जानकारी, पेन नंबर तथा चालान नंबर आदि की सभी जानकारी देखनी चाहिए। अगर कोई भी जानकारी गलत है तो कर्मचारी को तुरंत कंपनी के नियोक्ता या पेरोल से बात करनी चाहिए और उसको सब कुछ बताना चाहिए। जिसके बाद कंपनी उसको सही करेगी और फिर दोबारा से फॉर्म 16 कर्मचारी को प्राप्त करवाएगी।

यदि किसी व्यक्ति का फॉर्म 16 खो जाता है तो वो अपनी उसी कंपनी के नियोक्ता या पेरोल के पास जाकर फॉर्म 16 की फोटो कॉपी बनवा सकता है।

फॉर्म 16 कर्मचारी को प्रदान करने में नियोक्ता की जिम्मेदारी

नियोक्ता की जिम्मेदारी होती है की सभी जानकारी सही होनी चाहिए जैसे – कर्मचारी का नाम, पेन नंबर, टीडीएस की कटौती आदि सभी जानकारी को सही से भरा होना चाहिए। अर्थात सभी पेज पर कंपनी की स्टैम्प होनी चाहिए नियोक्ता के द्वारा फाइनेंसियल ईयर के बाद तथा 15 जून से पहले कर्मचारीयों को प्रमाण पत्र जारी किये जाने चाहिए।

फॉर्म 16 और फॉर्म 26AS के मध्य सम्बन्ध

फॉर्म 26AS में मासिक वेतन तथा अन्य आय के स्रोत से काटे गए टीडीएस की सभी जानकारी होती है फाइनेंसियल ईयर के बाद जो भी रिफंड हमें मिलेगा या मिल गया वो सभी जानकारी भी फॉर्म 26AS में होती है। फॉर्म 16/ 16A से काटे गए सभी टैक्स की जानकारी को सत्यापित करने के लिए फॉर्म 26AS का प्रयोग होता है।

फॉर्म 26AS आसानी से आयकर विभाग के TRACES पोर्टल पर मिल जाता है। अर्थात फॉर्म 26AS तथा फॉर्म 16 और 16A में काटे गए टैक्स की जानकारी हमेशा एक ही होनी चाहिए। यदि कोई अंतर आता भी है तो आयकर विभाग 26AS को ही सही मानता है।

टैक्स रिटर्न और फॉर्म 16

फॉर्म 16 सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज़ है। जिसकी आवश्यकता साल के फाइनेंसियल ईयर में या उससे पहले टैक्स रिटर्न करते समय कर्मचारी को पड़ती है।

यदि फॉर्म 16 में आता है की कोई भी टैक्स बकाया नहीं है तो आप भी टैक्स रिटर्न फाइल जमा करते समय यह लिख सकते है। क्योंकि हो सकता है की कंपनी नियोक्ता को उन सभी टैक्स की जानकारी ना हो। जिसकी वजह से उन्होंने सिर्फ फॉर्म 16 ही आपको दिया है। इसलिए आपको इनकम टैक्स रिटर्न फाइल जमा करते समय आपको अपने वित्तीय वर्ष की कमाई तथा आपने जो जो आपने टैक्स जमा कर दिया है उन सभी की जानकरी उसमे देनी चाहिए यह आपके भविष्य के लिए ही अच्छा होता है।

फॉर्म 16 को सुरक्षित रखना

फॉर्म 16 इनकम टैक्स रिटर्न फाइल करते समय एक आवश्यक दस्तावेज़ के रूप में काम आता है। परन्तु इसे जमा करना आवश्यक नहीं है पर यह जरुरी है की जब फॉर्म 16 जारी किये गए थे तो तब से लेकर उसको 6 वर्ष तक संभाल कर रखना।

फॉर्म 16 किस प्रकार से सहायता करता है

• फॉर्म 16 ITR भरने में मदद करता है।
• इसका प्रयोग इनकम टैक्स में सबूत की तरह कर सकते है।
• जब हमे लोन चाहिए होता है तो भी हमे फॉर्म 16 की सहायता चाहिए होती है।
• जब लोन लेना होता है तो फॉर्म 16 की कॉपी लगा दे इससे लोन मिलने की आशंका अधिक बढ़ जाती है।

फॉर्म 16 से सम्बंधित प्रश्न / उत्तर